¿Qué es un Sistema de Gestión?
Un sistema de gestión es un instrumento que permite controlar, planear, organizar y automatizar las tareas administrativas de una empresa. Un sistema de gestión analiza la rentabilidad y los riesgos de una empresa, con el fin de proporcionar un entorno de trabajo más eficiente y sostenible.
Algunas empresas o PyMEs tienen actividades no automatizadas, que muchas veces se apoyan en sistemas departamentales y casi siempre en hojas de Excel desarrolladas individualmente por los usuarios involucrados en cada una de las funciones. Un software de gestión unifica el funcionamiento de todas las áreas de negocio para alinearlas con los objetivos de la empresa. Es importante que cada área tenga claro y definido tanto su objetivo como sus metas. Esto le da la garantía de dirigir su negocio de manera más fácil y eficiente.
Tipos de sistemas de gestión
ERP (Enterprise Resource Planning)
Los sistemas ERP ofrecen un soporte completo e integral a la gestión empresarial. Al preguntarnos qué es un ERP, no debemos detenernos solo en sus siglas y decir que es planificación de recursos empresariales. Un sistema ERP enlaza y establece una multitud de procesos comerciales y facilita el flujo de datos entre ellos.
CRM (Customer Relationship Management)
Los sistemas CRM están orientados a ayudar en los procesos relacionados con la gestión comercial y la relación con el cliente, tanto en el área de preventa como de postventa. Es cierto que la mayoría de ERP también cubren esta faceta, pero a nivel comercial existen productos orientados únicamente a la gestión comercial y la relación con el cliente. Por este motivo podemos encontrar sistemas CRM integrados en un sistema ERP, cubriendo una funcionalidad más amplia.
SGA (Sistemas de Gestión de Almacenes)
Las actividades logísticas relacionadas con la gestión de almacenes también han generado un mercado de aplicaciones orientadas a cubrir estas necesidades. Gran parte de los sistemas ERP cubren esta función, pero algunas empresas implementan sistemas SGA especializados para lograr un mayor nivel de automatización en la gestión de sus almacenes.
DMS (Sistemas de Gestión Documental)
Los sistemas de gestión documental son aquellos que fueron creados para gestionar grandes cantidades de documentos, habitualmente rastreando, almacenando, archivando y organizando documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel.
BPM (Gestión de los Procesos Empresariales)
Los sistemas ERP permiten a sus usuarios recopilar datos o acceder a la información precisa para desarrollar sus funciones y también pueden facilitar la secuenciación del trabajo y la coordinación del flujo operativo a través de los diferentes departamentos y usuarios de la empresa. Esta capacidad de coordinar el flujo de trabajo es lo que se denomina BPM (Business Process Management) y es una funcionalidad proporcionada por aplicaciones de software específicas o por algunos de los sistemas ERP actuales.
B.I. (Business Intelligence)
Los sistemas denominados “Herramientas de Business Intelligence” están orientados a analizar la información disponible, facilitando de esta manera la toma de decisiones. Estos son sistemas primordialmente orientados a la gestión. Durante los ultimos años, estos sistemas se diferenciaron claramente del resto del sistema de gestión empresarial ERP. En este momento, muchos sistemas de gestión ERP incorporan su propio B.I. Y, de hecho, algunos de los fabricantes internacionales de software de gestión han adquirido empresas especializadas en B.I. para proporcionar una solución integrada tanto para operaciones comerciales (ERP) como para análisis de información (B.I.).
De todos los tipos de soluciones dentro de un sistema de gestión, el término «ERP» es el que ha adquirido mayor popularidad y el que tiene mayor relevancia comercial como sinónimo de «software de gestión empresarial». Es por este motivo que se cree que un sistema de gestión es lo mismo que un sistema ERP y no es así. Veámoslo con más profundidad:
¿Es lo mismo un software de gestión que un ERP?
La principal diferencia entre un software de gestión y un ERP procede de su propia definición. Un ERP es un sistema que junta todos los procesos de negocio de una empresa, permitiendo que se tenga disponibilidad de toda la información en cualquier momento de forma centralizada, es decir, con pleno acceso en todo momento. Por su parte, un software de gestión normal se basa en múltiples aplicaciones independientes o modulares que copian los datos o no los agrupan en una única base de datos. También encontramos sistemas informáticos que se basan en bases de datos de archivos autónomos, lo que dificulta que la información esté disponible en cualquier momento, con todos los problemas asociados a ella.
De la misma forma, la definición de un ERP nos indica que este tipo de software está planteado para modelar y automatizar los procesos de gestión de una empresa prescindiendo las complejas conexiones entre diferentes sistemas, lo que facilita el flujo de datos entre la logística, manufactura, finanzas y recursos humanos de una empresa. En conclusión, un sistema ERP es un tipo de solución de sistema de gestión.
Beneficios de un sistema de gestión
El papel de los sistemas de gestión ha evolucionado hasta convertirse en el soporte para el funcionamiento de cualquier empresa. Son múltiples las ventajas que estos sistemas aportan a la organización:
Mayor carga de trabajo con recursos mínimos
La integración que brindan los sistemas entre áreas de la empresa y con otras organizaciones está facilitando la automatización de los flujos de información, lo que redunda en una mayor agilidad a la hora de llevar a cabo procesos, cada vez más automatizados y basados en reglas de gestión.
Control de todos los procesos de la empresa
Los sistemas de gestión facilitan el control de todos los procesos de la empresa, lo que a su vez permite la optimización a nivel de costes, calidad o tiempo y facilita la mejora continua.
Mayor comunicación e integración con el mercado
Cada día los sistemas están más abiertos al exterior y más orientados al mercado y a los clientes. Tener una buena información del mercado y de los clientes es fundamental para el éxito de cualquier empresa a la hora de conseguir sus objetivos comerciales.
Reducción de costos
Además de reducir los costos de gestión de la información y los costos administrativos, los sistemas de gestión brindan información que permite a la empresa reducir sus costos operativos. Por ejemplo, el sistema nos dice cuál es el mejor orden a seguir para ejecutar el plan de producción, cuál es el proveedor que nos puede dar los mejores precios y condiciones para un determinado pedido, dónde debo ubicar la mercancía en el almacén para gastar el energía eléctrica mínima o cómo agrupar mis efectos contables para tener los gastos financieros mínimos en función de las condiciones bancarias.
Mejorar el servicio al cliente
Es un aspecto englobado en la mejora general de los procesos de la empresa, pero que es de gran importancia para cualquier empresa. Tener una visión integral de la relación con el cliente facilitará a la empresa brindar el mejor servicio al cliente y, por tanto, brindar un mayor valor diferencial con la competencia y lograr un mayor grado de fidelización. Empresas como MegaStorage Perú se especializan en el alquiler de almacenes en Lima, tiene más de 500mts cuadrados y se encuentran ubicados en las mejores zonas de Lima, Perú
Integrarse con clientes y proveedores
La integración con clientes y proveedores es actualmente uno de los factores de optimización operativa más evidentes en cualquier empresa. Alcanzar un buen nivel de integración da como resultado no solo una mejora de costos, sino que también evita errores y se traduce en un mejor servicio al cliente.
Gestión eficiente de recursos
La empresa dispone de recursos limitados para el desarrollo de su actividad. Nos referimos a recursos de todo tipo; humanos, económicos, materiales e incluso la propia información como recurso. Los sistemas de gestión son el soporte fundamental para la gestión de estos recursos. De hecho, el término ERP se definió en torno a esta idea, ya que su significado es Enterprise Resource Planning (“Enterprise Resource Planning”).