Sin embargo, a pesar de la disponibilidad de una buena comunicación y avances tecnológicos, pueden surgir complicaciones en la celebración de una buena reunión en línea. Podría ocurrir debido a varias razones, que van desde dificultades técnicas hasta problemas de conectividad, falta de discusiones estructurales u organización adecuada. Entonces, para ayudarte a llevar a cabo una reunión en línea más eficaz, eficiente y productiva con tus colegas, aquí hay 5 formas de hacer que tu vida laboral sea mejor y más fácil.

Verifica todos sus sistemas con anticipación

Si bien puedes estar seguro, siempre es mejor verificar todos tus sistemas y dispositivos (como la cámara, el micrófono, etc.) con anticipación. Puede haber varias dificultades técnicas de las que no te dés cuenta hasta que surjan entre reuniones. Pide a todos los participantes que reinicien sus computadoras media hora antes de la reunión para evitar discrepancias durante la reunión y asegurarte de que tu y sus colegas estén sincronizados y en la misma página.

Muéstrate presentable

Si bien puedes pensar que las reuniones en línea son diferentes de las reuniones cara a cara, estás absolutamente equivocado. Estar en un marco virtual te hace aún más notable. Esto exige que estés presentable en todo momento. Asegúrate de saludar a las personas y tener una actitud atractiva. Mantén un efecto tranquilo y preséntate en un tono amigable que los haga responder de manera similar.

Tener una agenda clara y estructurada

Nunca comiences una reunión sin un plan claro y estructurado. Se lleva a cabo una reunión para llegar a una conclusión y facilitar la toma de decisiones. Si no proporcionas una estructura básica y una explicación clara de tu presentación, puede resultar un desastre y solo será una pérdida de tiempo para todos. Prepara una agenda y envíala por correo a todos los participantes antes de la reunión para alcanzar la máxima eficiencia.

No te alejes de la cámara

El contacto visual es imprescindible en cualquier forma de reunión. Si bien puedes ser consciente de la cámara, nunca debes parecer distraído o consciente. El compromiso también es una necesidad básica en todas las reuniones en línea. Es lo que determinas tu dedicación y compromiso. Asegúrate de colocar tu cámara en un ángulo bueno y favorable donde todos los participantes puedan verte.

Haz espacio para interacciones y comentarios

Si bien una reunión cara a cara puede ser más interactiva y más propensa a mejores comentarios, en una reunión virtual, debes hacer espacio para tales interacciones. Debes comprometerte con cada participante y referirse a ellos por sus nombres para garantizar sus respuestas a cambio. Además, puedes crear espacios públicos de chat donde las personas pueden seguir alimentando sus comentarios, que puedes consultar más adelante.

Concluye con una nota clara

Asegúrate de concluir la reunión con una nota clara. Si bien muchos se distraerían o prestarían poca atención a las discusiones durante una reunión en línea, es crucial que al final presentes una cuenta clara y resumida de la reunión a todos los participantes. Esto dejará una impresión efectiva y duradera de ti en la mente de tus colegas.