Con las principales empresas que han establecido varias sucursales diferentes en varias localidades, ciudades y países, las reuniones en línea se han convertido en una parte importante de cada organización empresarial. Teniendo en cuenta el reciente estado de crisis que condujo al bloqueo en varios países para detener la propagación de Coronavirus o Covid 19, la tecnología digital y las reuniones virtuales han comenzado a desempeñar un papel crucial en la defensa del trabajo de cualquier gran empresa o establecimiento.

Sin embargo, a pesar de la disponibilidad de una buena comunicación y avances tecnológicos, pueden surgir complicaciones en la celebración de una buena reunión en línea. Podría ocurrir debido a varias razones, que van desde dificultades técnicas hasta problemas de conectividad, falta de discusiones estructurales u organización adecuada. Entonces, para ayudarte a llevar a cabo una reunión en línea más eficaz, eficiente y productiva con tus colegas, aquí hay 5 formas de hacer que tu vida laboral sea mejor y más fácil.

Verifica todos sus sistemas con anticipación

Si bien puedes estar seguro, siempre es mejor verificar todos tus sistemas y dispositivos (como la cámara, el micrófono, etc.) con anticipación. Puede haber varias dificultades técnicas de las que no te dés cuenta hasta que surjan entre reuniones. Pide a todos los participantes que reinicien sus computadoras media hora antes de la reunión para evitar discrepancias durante la reunión y asegurarte de que tu y sus colegas estén sincronizados y en la misma página.

Muéstrate presentable

Si bien puedes pensar que las reuniones en línea son diferentes de las reuniones cara a cara, estás absolutamente equivocado. Estar en un marco virtual te hace aún más notable. Esto exige que estés presentable en todo momento. Asegúrate de saludar a las personas y tener una actitud atractiva. Mantén un efecto tranquilo y preséntate en un tono amigable que los haga responder de manera similar.

Tener una agenda clara y estructurada

Nunca comiences una reunión sin un plan claro y estructurado. Se lleva a cabo una reunión para llegar a una conclusión y facilitar la toma de decisiones. Si no proporcionas una estructura básica y una explicación clara de tu presentación, puede resultar un desastre y solo será una pérdida de tiempo para todos. Prepara una agenda y envíala por correo a todos los participantes antes de la reunión para alcanzar la máxima eficiencia.

No te alejes de la cámara

El contacto visual es imprescindible en cualquier forma de reunión. Si bien puedes ser consciente de la cámara, nunca debes parecer distraído o consciente. El compromiso también es una necesidad básica en todas las reuniones en línea. Es lo que determinas tu dedicación y compromiso. Asegúrate de colocar tu cámara en un ángulo bueno y favorable donde todos los participantes puedan verte.

Haz espacio para interacciones y comentarios

Si bien una reunión cara a cara puede ser más interactiva y más propensa a mejores comentarios, en una reunión virtual, debes hacer espacio para tales interacciones. Debes comprometerte con cada participante y referirse a ellos por sus nombres para garantizar sus respuestas a cambio. Además, puedes crear espacios públicos de chat donde las personas pueden seguir alimentando sus comentarios, que puedes consultar más adelante.

Concluye con una nota clara

Asegúrate de concluir la reunión con una nota clara. Si bien muchos se distraerían o prestarían poca atención a las discusiones durante una reunión en línea, es crucial que al final presentes una cuenta clara y resumida de la reunión a todos los participantes. Esto dejará una impresión efectiva y duradera de ti en la mente de tus colegas.

La investigación sobre la inmunidad psicológica y la capacidad de recuperación durante los momentos de estrés ha demostrado que las personas generalmente se recuperarán después de experimentar una caída significativa en el bienestar, pero se recuperarán a diferentes velocidades, segú explica el profesor Frederik Anseel, decano asociado de investigación de la UNSW Business School.  

«Tenemos algún tipo de modo adaptativo, que podemos recuperar de lo que sea que nos pase», explica el profesor Anseel, cuya investigación se centra en los micro fundamentos psicológicos del aprendizaje organizacional, la innovación y el emprendimiento, y cómo el liderazgo puede apoyarlos.

Entonces, ¿cómo pueden los líderes empresariales asegurarse de que están haciendo todo lo posible para apoyar la resistencia psicológica y el bienestar de los empleados durante la crisis actual, especialmente a medida que las organizaciones potencialmente hacen la transición hacia la recuperación posterior al coronavirus?

El profesor Anseel sugiere que los líderes empresariales adopten estos enfoques para ayudar a navegar la crisis y garantizar que los empleados estén mejor preparados para lo que venga después:

Superar la incertidumbre

Uno de los principales problemas durante la crisis actual ha sido navegar un nivel de incertidumbre sin precedentes.

«Normalmente, cuando una empresa está en crisis, tenemos un período de incertidumbre y, por lo general, los gerentes podrán explicar: “Miren, aquí es donde estamos, esto es lo que probablemente sucederá y aquí es donde terminaremos arriba «, dice el profesor Anseel.

“Pero esto es algo que nunca hemos visto antes. Esta es una crisis y un evento que ocurre una vez en la vida, una vez en 100 años, por lo que la incertidumbre está en todas partes ”.

Por lo tanto, uno de los desafíos clave que deben enfrentar las organizaciones y los líderes empresariales es encontrar formas de ofrecer orientación a los empleados durante este período de incertidumbre.

Sé abierto sobre lo que está sucediendo

La pandemia de coronavirus ha presentado, en muchos sentidos, a los empresarios con la prueba definitiva: ¿pueden comunicarse de manera efectiva y tranquilizar a los empleados, a pesar de tanta incertidumbre?

Los gerentes deben ser abiertos sobre cómo se ve afectado el negocio y ser transparentes sobre la información que se está utilizando para tomar decisiones estratégicas.

Con la situación cambiando rápidamente, a menudo de una semana a otra, a algunos gerentes les puede resultar difícil comunicar los planes que necesitan cambiar porque temen que el solo hecho de hacerlo socavará su liderazgo.

«Temen que la gente diga: ‘¿Realmente sabes de lo que estás hablando si necesitas revisar tus planes todas las semanas?'», Dice el profesor Anseel.

En cambio, los gerentes deberían decir: “Tenemos tanta información como usted, no sabemos exactamente qué sucederá, pero aquí está nuestro cronograma de decisiones clave y plazos y aquí está el tipo de información que se está utilizando para informar a esos decisiones «.

«Eso crea un poco más de certeza y da a las personas una sensación de control sobre la situación y cómo van las cosas», agrega el profesor Anseel.

Adopta una mentalidad de aprendizaje

Otra cosa importante para los empresario es adoptar una mentalidad de aprendizaje, y al hacerlo, revisar los planes con confianza sin temor a que esto debilite su liderazgo.

«Lo que deberíamos poder hacer es explicar a la gente: ‘Esto es nuevo para todos nosotros, nunca hemos estado aquí antes … tendremos que adaptarnos'», dice el profesor Anseel. De hecho, el mantra de «así es como normalmente hacemos las cosas» simplemente no funcionará en el mundo posterior al coronavirus.

Pero si los gerentes permanecen abiertos a abandonar sus hábitos y patrones normales, pueden ser mucho más adaptables e innovadores, lo que alienta a los empleados a hacer lo mismo.

Acepta la situación

Finalmente, es importante aceptar la situación a nivel individual.

«Mucha gente está en modo de lucha», dice el profesor Anseel, quien observa que algunos líderes y empleados sienten que necesitan tener el control. «Nadie sabe lo que va a suceder y lo que estamos haciendo, pero lo que sí sé es que las formas normales de trabajo probablemente no se apliquen aquí, por lo que necesitamos encontrar una nueva forma de trabajar».

En situaciones inciertas donde hay muchos cambios, se ha demostrado que crear estructura y rutina promueve el aprendizaje y el trabajo efectivos. El profesor Anseel sugiere encontrar un nuevo ritmo y rutina diaria, donde pueda esperar ciertas cosas todos los días. 

«Verás que después de un par de días o un par de semanas, tendrás una nueva rutina y un poco de estructura en tu vida», dice. «Una vez que tienes esa rutina y estructura, eso te da [una vez más] un poco de control».