Es natural tener nerviosismo el primer día cuando comienzas un nuevo trabajo. ¿Pero qué sucede cuando tu primer día es remoto?  ¿Qué pasa si muchos días después de eso también son remotos dependiendo de cuánto tiempo la compañía mantiene a la gente en casa como resultado del coronavirus? ¿Y qué pasa si no puede conocer a su gerente y colegas en persona por un tiempo?  

A medida que las empresas trasladen a sus empleados al trabajo remoto para frenar la propagación de COVID-19, es probable que los nuevos empleados se incorporen virtualmente. 

Para las empresas que ya tienen muchos empleados remotos, esto podría no ser un gran problema. Pero para las organizaciones que no están acostumbradas a que los empleados trabajen desde casa, y mucho menos darles la bienvenida y capacitarlos desde lejos, el proceso de incorporación y todo lo que viene después podría ser un poco irregular.

Aquí hay siete consejos para ayudarlo a navegar comenzando un nuevo trabajo de forma remota.

Prepárese para un tipo diferente de incorporación

Cuando Stacy Yu comenzó una posición de comercialización el 17 de marzo en una asociación mundial de miembros para profesionales de enfermedades infecciosas en Washington, DC, ella y su gerente se reunieron en la oficina pero se sentaron a seis pies de distancia.  Su gerente conectó la computadora portátil a un sistema de proyección y le mostró dónde encontrar documentos en el disco compartido, le explicó cuál sería su papel y cómo comunicarse con TI si tenía problemas para conectarse a la red.

Por el contrario, Hannah Smith, quien fue contratada como gerente de comunicaciones para una asociación de miembros sin fines de lucro también en Washington, DC, comenzó su nuevo puesto de forma remota el 1 de abril. La organización envió por correo una computadora portátil a su casa y luego su gerente la abordó virtualmente usando Zoom.

El punto es que la logística puede manejarse de manera diferente dependiendo de las políticas de su nueva empresa y la situación de salud pública que cambia rápidamente.  Considere comunicarse con anticipación para saber cómo será el proceso en su caso.  Puede enviar una nota rápida a su reclutador o contacto de RR. HH. y/o enviar un correo electrónico a su nuevo gerente para decirle que sabe que la compañía está haciendo un trabajo remoto en este momento debido a la pandemia y preguntar cómo están manejando la logística de la incorporación a la luz de la situación.

Comprender las expectativas

Es posible que desee tomarse un tiempo extra para comprender las expectativas de su gerente en todo, desde tareas individuales hasta su incorporación general, especialmente si está comenzando un trabajo que no estaba destinado a ser remoto, dice Heidi Parsont, CEO y fundadora de TorchLight Hire  en Alexandria, VA.

Dado que su gerente y sus colegas no trabajarán en el mismo edificio, no puede detenerse para hacer una pregunta rápida y no pueden ayudarlo a corregir el curso en tiempo real con la misma facilidad.  Por lo tanto, debe ser proactivo y asegurarse de comprender su rol y las tareas en las que está trabajando.  

A medida que intente aumentar desde lejos, verifique si hay herramientas, sistemas o procesos que necesita conocer, cuándo debe planear estar al día con ellos y si hay algún entrenamiento al que pueda acceder de forma remota  o alguien en particular con quien deberías buscar ayuda.

Durante su primera semana o dos, asegúrese de repasar los objetivos que debería estar buscando alcanzar en sus primeros 30, 60 y 90 días.  Es posible que su jefe haya esbozado los inicios de un plan de este tipo para usted o podría armar uno usted mismo en función de sus conversaciones iniciales.  De todos modos, revise el plan con su gerente para asegurarse de estar en la misma página.

Si bien ambos están aprendiendo a trabajar juntos de forma remota, es posible que su jefe quiera consultarlo con más frecuencia de lo habitual, pero eso no significa necesariamente que no confíen en usted, dice Parsont.  Puede trabajar para generar esa confianza al establecer expectativas claras y luego cumplirlas (o superarlas).

Aprenda cómo se comunica su equipo

Mientras que usted, su gerente y sus compañeros de trabajo están trabajando de forma remota, tal vez por primera vez, es especialmente importante averiguar cómo todos prefieren comunicarse, para saber si monitorear su correo electrónico, Slack u otro canal en el que su equipo confía  .  (Tenga en cuenta que sus colegas aún podrían estar descubriendo sus preferencias a medida que se adaptan a las nuevas rutinas).

El equipo con el que trabaja Yu prefiere usar un sistema de chat corporativo que permita a los usuarios indicar si están disponibles, en una reunión o fuera de línea en lugar de usar el correo electrónico para todas sus interacciones.  Saber si su colega está en línea o en una reunión establece la expectativa de cuándo esperar una respuesta, dice ella. «También utilizamos la videoconferencia para las reuniones tanto como podemos para que haya cierto nivel de interacción humana», agrega.

Si sus colegas están inundados de correo electrónico, pregunte si prefieren una llamada o un mensaje instantáneo para preguntas rápidas, sugiere Smith.  «Preguntar por correo electrónico extiende la línea de tiempo porque la gente tiene que ver el correo electrónico, leerlo y responder», dice ella. 

Es especialmente importante ponerse en la misma página con respecto a la comunicación con su jefe.  Por ejemplo, ¿les gusta recibir preguntas puntuales a medida que aparecen en el correo electrónico, por chat o por teléfono o videollamada?.

Tener una idea de las preferencias de comunicación de sus nuevos compañeros de trabajo hará que sea más fácil y más cómodo para todos conocerse y fomentar interacciones positivas y productivas.  Y podrá apoyarse en las personas para aprender las cuerdas sin despeinar ninguna pluma.

Solicite más información

Si un compañero de trabajo se comunica por correo electrónico o chatea con una tarea o tarea, vea si puede programar una llamada telefónica o una reunión de video para discutir el proyecto, dice Parsont.  Hágales preguntas para comprender mejor su función, lo que necesitan que logre y cuáles son sus prioridades, dice ella.

Esto lo ayudará a comprender cómo su trabajo se relaciona con proyectos y objetivos más grandes dentro de la organización, le permitirá cumplir con su solicitud lo mejor que pueda, le permitirá acelerar más rápido y, en última instancia, le facilitará el éxito en su  trabajo.

Envíe un correo electrónico que diga algo como: “Gracias por enviar esta tarea.  ¿Podemos tomar una breve llamada telefónica / video chat y hablar sobre ello?  Me gustaría obtener más contexto para que la tarea comprenda mejor lo que se necesita y cómo puedo hacer esto de manera más efectiva».

Recordar a la gente quién eres

Comenzar un nuevo trabajo siempre implica presentarte a muchas personas nuevas a medida que aprenden quién eres y qué haces.  Ese proceso puede tomar un poco más de tiempo y requerir un poco más de esfuerzo de su parte cuando comienza de forma remota, incluso si su gerente o RR.

Debido a que no se encontrará casualmente con sus colegas en la cocina de la oficina o en el elevador, podría ser necesario volver a presentarse y recordarles a sus colegas su nombre y función cuando se comuniquen con ellos por correo electrónico o participen en una llamada de conferencia o videoconferencia  , dice Adam Smith, consultor senior y entrenador ejecutivo de Right Management en Arlington, VA (sin relación con Hannah Smith).  Eso es especialmente cierto para las personas fuera de su equipo inmediato.  Y es fácil: antes de hacer un comentario o hacer una pregunta, simplemente diga su nombre y mencione que es nuevo en la empresa.

Mantenga su tono claro y neutral para comenzar

Hasta que pueda evaluar las personalidades de su colega, es una buena idea mantener el tono de sus correos electrónicos y otras comunicaciones relativamente neutrales.  Tenga cuidado al elegir «Responder a todos» y evite usar demasiadas abreviaturas, jerga, jerga y emoji, sugiere Adam Smith, al menos al principio.

En sus primeros días y semanas, preste atención a cómo su gerente, compañeros de equipo y otros empleados de larga data se comunican entre sí y utilícelo como guía.

Y ya sea que esté escribiendo una nota o hablando con alguien, asegúrese de que el motivo de su comunicación sea claro.  Por ejemplo, puede ser útil marcar sus correos electrónicos al incluir las palabras «Pregunta» o «Para su revisión» al comienzo de la línea de asunto.

Durante una videoconferencia o conferencia telefónica, hable claramente en oraciones completas y sea específico sobre lo que desea discutir o preguntar.  Por ejemplo, si alguien menciona un tema que se aplica a su trabajo y desea hacer una pregunta de seguimiento, indique claramente su nombre y explique que desea obtener más información para ayudarlo a completar un proyecto que está abordando como parte  de tu nuevo rol.

Conozca a sus colegas y encuentre compañeros de trabajo

Considere pedirle a su gerente que envíe un anuncio de que se ha unido al equipo junto con una nota de que agradecería las llamadas telefónicas o las videoconferencias para conocer mejor a sus colegas, sugiere Hannah Smith.  Ya sea que lo hagan o no, sin duda puede comunicarse con personas con las que sabe que trabajará para presentarse y establecer un chat.

Es posible que desee tener a mano el organigrama o la página del equipo durante las reuniones telefónicas y de video durante las primeras semanas para facilitar el contexto. Luego, haga un seguimiento con sus colegas para establecer conversaciones de café virtuales para hacer preguntas sobre sus roles, los proyectos en los que están trabajando y lo que creen que debería saber sobre la organización, así como para compartir un poco sobre el trabajo que estará haciendo.

Si le preocupa encontrar un colega de confianza para hacer preguntas o intercambiar ideas, considere pensar en las personas que conoció y con las que habló durante el proceso de entrevista y comuníquese con ellas, dice Parsont.  O «si encuentra a alguien que es hablador en una llamada, intente ampliar la conversación preguntándole acerca de sí mismo», agrega.  Cree una relación y encuentre experiencias compartidas haciendo preguntas más allá del alcance de su trabajo, tales como: ¿Qué le gusta hacer cuando no está trabajando?  ¿Cuál es tu libro o película favorita?

Si encuentra un colega con el que hace clic durante una reunión más grande, invítelo a un chat virtual de café uno a uno, dice Blevins.

Comenzar su trabajo de forma remota en un momento en que su gerente y sus colegas también se están acostumbrando a trabajar desde casa, y todos ustedes están lidiando con muchos otros factores estresantes durante una pandemia global, podría hacer que sea un poco más difícil comenzar a ejecutar. Y puede pasar más tiempo antes de que se sienta cómodo socialmente en su nueva organización.

Sin embargo, hay pasos proactivos que puede tomar para facilitar un poco la transición.  Date tiempo para sentirte parte del equipo, dice Bevins.  «Todo el mundo necesita un poco de flexibilidad y mucha paciencia».

La forma en que elegimos los productos y servicios que utilizamos, lo que pretendemos lograr a través de ellos y el enfoque que adoptamos para descubrirlos están cambiando a una velocidad sin precedentes.

Muchos de nosotros en todo el mundo ahora estamos en cuarentena o autoaislados.  Si bien esto ha llevado a una caída en los viajes diarios y las interacciones de servicios físicos, ha llevado a un auge correspondiente en las entregas en línea y el uso de comunicaciones digitales y entretenimiento en el hogar.  

En esta nueva era, las empresas están descubriendo que necesitan reorientar sus productos, servicios y comunicaciones para adaptarse al panorama de Covid-19.  No hay elección para continuar con los días de antaño;  las empresas deben moderar y adaptarse donde sea necesario, para garantizar que sigan siendo relevantes para los clientes.

En el Medio Oriente, la buena noticia es que muchas empresas se han adaptado rápidamente, con cambios en los servicios que van desde pagos sin contacto y entrega de alimentos con doble bolsa, consultas médicas por teléfono, hasta estudios de acondicionamiento físico que brindan clases remotas y capacitación personal a sus miembros.

El manejo exitoso de estos cambios requerirá una sólida comprensión de cómo han evolucionado las necesidades del cliente y, en consecuencia, una reconceptualización de los servicios de las empresas para satisfacer mejor esas necesidades.

Es fundamental que esta reconceptualización no se detenga en repensar solo lo que recibe el cliente;  en su lugar, debería considerar la entrega de extremo a extremo del servicio.

La falta de disponibilidad de mano de obra, las cadenas de suministro interrumpidas y otros impactos a mediano y largo plazo requerirán una evaluación seria para que las organizaciones entreguen efectivamente sus servicios remodelados a los clientes.

La experiencia del usuario será mucho más valiosa

La clave para llevar a cabo la planificación necesaria para que las empresas prosperen en la era actual y posterior a Covid-19 será una comprensión sólida y renovada de los usuarios y proveedores de servicios: sus impulsores, valores, puntos débiles y otros factores emocionales y operativos que  influir, a sabiendas y sin saberlo, sobre el éxito de los servicios de una organización.

Los fundamentos fundamentales de cómo se pueden investigar y comprender estos factores siguen siendo los mismos, incluso durante la crisis.  Es en estos fundamentos que muchas de las empresas más innovadoras probablemente buscarán anclarse a medida que emprenden la investigación crucial para adaptar sus estrategias.  Es probable que estos fundamentos solo crezcan en importancia: la necesidad de mantener una comprensión cambiante de los usuarios a medida que cambian rápidamente será fundamental para una reinvención exitosa.

Armados con una comprensión única del cliente, las empresas podrán aprovechar esta información y adaptarse y prosperar.  Así como los usuarios interactúan de manera diferente, también lo deben hacer las empresas.  La forma en que consumimos los servicios está cambiando y las empresas deben adaptarse rápidamente para garantizar que satisfacen las necesidades del usuario final.

Esto podría ser ver dónde se puede agregar más valor, cómo se puede simplificar y acelerar el viaje del cliente y cómo se puede aumentar la lealtad hacia una organización.  Todo comienza con una comprensión única y clara de conocer a su cliente.

El siguiente paso

La verdadera naturaleza del panorama empresarial posterior a Covid-19 sigue sin estar clara.

Sin embargo, lo que está claro es que aquellas organizaciones que manejan los principios de investigación del usuario de manera efectiva estarán entre las mejor posicionadas para comenzar a comprender los comportamientos emergentes de sus clientes.

Estos comportamientos pueden ser fluidos y pueden haber cambiado incluso desde hace unos meses.

Lo que estamos viendo ahora es que los cambios de la noche a la mañana en nuestros estilos de vida, que han transformado la forma en que consumimos productos y servicios de formas que hubieran sido inimaginables hace seis meses, ahora se están convirtiendo en la nueva norma.  Estos principios deben considerarse una parte crítica del conjunto de herramientas estratégicas, incluso para las empresas que se encuentran en una ventaja en el mundo posterior a la pandemia.

A medida que esperamos un clima más allá de la pandemia, lo que es seguro es que habrá una marca duradera en el comportamiento del usuario. Pero aunque la crisis tiene el potencial de revelar vulnerabilidades comerciales, también destaca oportunidades claras para mejoras y reevaluaciones.

En última instancia, las organizaciones podrán salir de este período con más fuerza y ​​con una comprensión renovada de los comportamientos de los usuarios que ha permitido un nivel de reinvención que nunca antes habían tenido.